PME, passez au numérique

Ça vaut la peine d’optimiser

Vous êtes entrepreneur pour une raison : offrir un service, un produit, une expertise. Lorsqu’une entreprise cherche à optimiser, elle cherche à faire davantage ce pour quoi elle existe (son produit, ses services, etc.), et moins de tout ce qui gravite autour (comptabilité, ressources humaines, marketing, etc.).

Le monde numérique offre de parfaits outils qui simplifient votre vie et celle de vos clients, vous donnent de l’autonomie, vous font gagner en efficacité dans vos tâches, et vous procurent en plus des données sur vos clients afin de mieux les servir, entre autres avantages. Par exemple, un outil de prise de rendez-vous en ligne peut enregistrer des rendez-vous à une heure du matin pendant que vos employés dorment alors que vos clients sont réveillés. Comme vous n’avez pas à répondre à chacun d’entre eux au téléphone, cela permet aussi de satisfaire un plus grand volume de requêtes, plus facilement. Voici un autre exemple en ressources humaines : si vous avez que quelques employés à gérer, il est encore possible de faire le suivi des heures travaillées à la main. Avec 50, il vaudrait probablement mieux avoir un système numérique pour vous éviter des maux de tête.

Mais les outils modernes ne sont pas là que pour traiter de grands nombres ! Ainsi, une solution numérique peut donner des données sur l’utilisation d’un système, qui s’en sert, à quelle fréquence, combien de rendez-vous vos clients prennent-ils directement sur votre site web, s’ils lisent bel et bien votre infolettre, etc.

Les étapes pour préparer son projet

Définir les tâches à optimiser

Si vous avez une tâche qui prend trop de temps, que vous la faites souvent ou qu’elle vous coûte cher, vous devriez chercher s’il est possible de l’optimiser.

Voici quelques tâches gérées facilement par des systèmes informatiques :

• Abonnements/inscriptions
• Répondre au téléphone pour des questions fréquentes
• Envois de courriers ou courriels à la main
• Prises de rendez-vous
• Recherches dans le dossier d’un employé ou d’un client
• Comptabilité (gestion des factures, suivi des ventes, etc.)
• Suivi des horaires des employés
• Organisation de rencontres, de rendez-vous
• Gestion des cartes cadeaux et cartes de points
• Gestion du matériel de l’entreprise
• Etc.

Déterminer les coûts liés à ces tâches

Vous devez évaluer les frais liés à vos tâches, afin d’éventuellement trouver une solution avec un meilleur rendement. Pour le calcul, il vous faut identifier :

• Le coût matériel (frais d’impression, envois postaux, entreposage).
• Le coût du travail (temps, gestion, frais administratifs).
• Et prendre en compte le temps passé qui aurait pu être consacré sur des tâches plus profitables.

Exemple : vous envoyez 500 pamphlets imprimés en couleurs par année. Cela vous coûte actuellement...

• 150 $ en frais d’impression.
• 4 h à 15 $/h pour un employé s’occupant d’imprimer les étiquettes et de faire les suivis postaux.
• 3 h de gestion de votre part pour créer les listes, faire le suivi, demander l’adresse postale aux clients au fur et à mesure qu’ils s’inscrivent, etc.
• 100 $ de frais postaux.
• Total : 310 $ + 3 h pour chaque envoi.

Chercher parmi les solutions existantes

Si votre problème est assez général, vous n’avez probablement pas besoin d’une solution développée sur mesure. Plusieurs solutions existantes proposent un éventail grandissant de tâches communes dans plusieurs entreprises (parfois même gratuitement !).

Il faut alors comparer le coût de la solution numérique au coût des actions réalisées manuellement (sans oublier la valeur de votre temps).

Avec l’exemple des pamphlets, si vous optez pour une infolettre web :

• 10 $/mois pour un système comme Mailchimp, Drift, ou autre.
• 2 h de votre temps pour l’implémentation la première année.
• 1 h de votre part pour chaque envoi.
• Total : 120 $/année, plus 3 h de votre temps le premier envoi et 1 h les envois suivants.

Trouver le taux d’adoption nécessaire pour que la solution soit rentable

Certains de vos clients vont continuer d’appeler pour des questions, pour prendre rendez-vous, ne s’abonneront pas à votre infolettre, ne voudront pas de reçu électronique, etc. Malgré ceux-ci, on remarque qu’une solution numérique devient rapidement rentable à court ou moyen terme, même avec un taux d’adoption initialement faible.

Par exemple, si 50 % de vos clients se sont inscrits à l’infolettre (donc 250 clients), et que vous voulez continuer à envoyer les 250 pamphlets restants, il y a alors 120 $ en publicité numérique et environ 155 $ en publicité physique, soit 275 $ au total. C’est déjà moins élevé que l’envoi entièrement postal.

Un des avantages est définitivement que la solution numérique peut facilement croître avec votre entreprise. Envoyer 100 pamphlets électroniques (avis, documents, annonces ou autres) n’est presque rien pour un ordinateur, idem pour 1 000, ou encore 15 000. Envoyer 15 000 pamphlets « papier », par contre, vous demandera sans doute de faire affaire avec une entreprise spécialisée.

Quand envisager une solution sur mesure ?

Les solutions sur le marché sont souvent très générales, et ne couvrent pas forcément les besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pourriez bénéficier d’une solution sur mesure si :

• Les produits logiciels que vous trouvez ne font pas tout ce que vous voulez.
• Les produits ne répondent pas aux standards de votre entreprise en matière de :
  • fiabilité,
  • sécurité,
  • performance,
  • évolutivité.

Peut-être que vous en avez adopté plusieurs (un pour vos clients, un pour vos employés, un pour la comptabilité, etc.), mais voudriez-vous avoir tous vos outils en un seul endroit pour pouvoir connecter vos données, pour faciliter la vie de ceux qui les utilisent ? Il est probablement temps de considérer une solution sur mesure. Vous pouvez cependant apprendre de la solution que vous cherchez à remplacer : qu’est-ce qu’elle faisait de bien ? Qu’est-ce qui ne vous était pas utile ? Qu’est-ce qui aurait pu mieux fonctionner ?

Référez-vous à une (ou plusieurs) entreprise de développement logiciel pour avoir une estimation, et calculez si le retour sur l’investissement en vaut la peine. Des entreprises se spécialisent dans certains types de projets (comme l’ingénierie, les systèmes de gestion, les applications web, etc.) ou encore dans certains domaines (commerce de détail, domaine de la santé, légal, etc.), alors que certaines sont davantage des « généralistes ». Bref, vous êtes sûr de trouver chaussure à votre pied.

En somme...

Les outils que vous utilisez pour gérer votre entreprise doivent être adaptés à votre réalité et être capables de grandir avec vous. Comme plusieurs études de cas le démontrent, une bonne solution numérique est capable de prendre en charge les tâches qui abusent de votre temps et de votre énergie, vous permettant de concentrer vos efforts sur le cœur de métier de votre entreprise. Une solution existante optimisera beaucoup de tâches répétitives, génériques, ou qui seraient normalement faites sur papier. Lorsque vos besoins grandissent et que vous nous trouvez plus de solution déjà existante pour exécuter des tâches plus spécifiques, il est temps de considérer une solution sur mesure.