Investissement informatique : éviter la catastrophe financière
Everyone has heard a horror story about an IT project that ended up costing twice as much as expected and delivered half as much as promised. As a general rule, managers hate any cost overrun, regardless of the type of investment. But let’s face it, IT projects have the worst reputation. Some see them as a financial black hole.
Tout le monde a sans doute déjà entendu parler d’une histoire de projet informatique désastreux qui a coûté plus du double du montant initialement prévu, et qui au final ne correspond même pas aux attentes initiales de l’entreprise. Assurément, les dirigeants ont en horreur des dépassements de coûts, peu importe le type d’investissement et on ne se le cachera pas, les projets informatiques ont une bien mauvaise réputation à cet égard. Certains les voient comme des gouffres financiers à coup sûr.
Étant moi-même directeur financier d’une firme de développement logiciel, je pensais tout maîtriser dans ce domaine, jusqu’au jour où j’ai participé activement à un projet interne d’amélioration des outils informatiques de mon département… qui fut pour moi une belle leçon d’humilité. Pour débuter le projet, j’avais noté toutes les réponses qui devaient être apportées aux besoins de mon département. Cependant, j’avais le profil parfait de celui qui allait se planter...
Mais cette première expérience m’a permis de cerner les principaux points que tout dirigeant doit prendre en considération pour que son projet informatique soit une réussite.
Bien définir ses besoins
L’apparente simplicité de cette étape est trompeuse. L’expression des besoins est la phase la plus cruciale d’un projet informatique, une étape pendant laquelle il faut se méfier des conclusions hâtives. Un des outils pour lequel je devais définir mes attentes était notre système de feuilles de temps. Mais plutôt que de faire une vraie liste de besoins, j’avançais en fait plutôt des solutions, ce qui est prématuré à ce stade et ce que le chef de projet m’a fait remarquer. En effet, il s’avère qu’une solution peut souvent ne pas répondre à un besoin réel. Premier apprentissage…
J’ai dû alors écrire une nouvelle liste, de vrais besoins cette fois-ci. Celle-ci fut examinée avec soin et de nombreux points ont été mis en doute après analyse : “Luc, est-ce bien nécessaire ?” Je pensais comprendre à la perfection ce qu’il me fallait, mais ce n’était en fait pas vraiment le cas. Les échanges avec le chargé de projet et les programmeurs m’ont ainsi permis d’éliminer plusieurs demandes superflues et d’arriver à une liste plus précise, avec des besoins vraiment porteurs de valeur.
Les remises en question sont à cette étape importantes. Il faut discuter et analyser les attentes en profondeur avec les différents intervenants concernés. Une définition très précise des besoins est la fondation de la réussite du projet.
Retour sur investissement
Une application mobile peut être pertinente pour un projet, et être une mauvaise idée pour un autre. Un développement à 10 000 $ peut être un échec total alors qu’un à 1 000 000 $ est un succès. Tout est relatif, il n’y a pas de règle, vous me direz… Effectivement. Il faut surtout s’assurer de calculer son retour sur investissement (ROI) en étant réaliste, et non pas optimiste.
Calculer un ROI doit être un exercice automatique pour tout projet informatique. Il est indispensable aux dirigeants pour juger de la qualité de l’investissement. De plus, ne gardez pas votre ROI confidentiel et partagez-le avec votre partenaire technologique. Ce dernier sera ainsi mieux en mesure de comprendre les enjeux et aura une vue d’ensemble sur le projet. Votre partenaire peut aussi vous aider à faire des choix techniques ou vous proposer des solutions de rechange si votre ROI est insuffisant.
Déterminer un budget
Moins les ressources — toujours limitées — suivent les besoins — souvent illimités —, plus les chances de réussite du projet diminuent fortement. De là l’importance de connaître son retour sur investissement en premier et de déterminer par la suite le budget. Dans le cas de liquidités restreintes, une option à considérer, lorsque le ROI est positif, est de faire financer votre projet informatique par une institution bancaire.
Idéalement, lorsque vous contactez un partenaire technologique, il faut d’emblée que vous lui donniez un budget de départ ; il pourra ainsi très rapidement vous dire si vos attentes sont réalistes ou irréalistes en regard de votre budget. Dans le cas d’un budget inflexible, le dirigeant devra faire des choix. Est-ce qu’un logiciel qui répondrait à seulement 80 % des besoins, mais qui rentre dans le budget, serait acceptable ? Seul le dirigeant peut en décider.
Choix du partenaire
Le prix est un facteur important, mais la politique du plus bas soumissionnaire n’est pas conseillée. Lorsqu’il y a des écarts importants entre les soumissionnaires, c’est dans la plupart des cas qu’au moins l’un des soumissionnaires n’a pas réellement compris les efforts de développement et/ou les défis techniques. N’hésitez pas à questionner les soumissionnaires sur des points précis afin de tester la crédibilité de leur offre et de s’assurer qu’ils comprennent correctement tous les points de votre cahier des charges. Choisir un partenaire qui a déposé une offre de service sans travail d’analyse rigoureux sur la prévision des coûts, c’est l’assurance de mauvaises surprises au cours du développement.
Il est souvent souhaitable de comparer les offres de services entre elles en heures et non en argent. Parfois, l’écart de prix global entre deux soumissions est le fruit d’un taux horaire plus élevé, qui est éventuellement justifiable par une expertise particulière ou par une plus grande expérience. Il est aussi recommandé de prendre en considération la compatibilité des cultures d’entreprises entre vous et votre futur partenaire. Celui-ci doit non seulement être crédible, mais aussi pouvoir entretenir des rapports harmonieux et efficients avec votre entreprise. Songez que vous allez travailler ensemble pendant plusieurs mois, et si cela se passe bien, peut-être plusieurs années sur divers projets. Une certaine affinité est nécessaire pour bâtir des relations sur le long terme.
Mode Agile
La réalité est qu’un projet informatique évolue constamment au cours du développement et que pour bien réussir, il faut que le partenaire s’adapte en permanence au client et aux changements. Les projets doivent donc idéalement être réalisés en mode “Agile”, c’est-à-dire d’avoir des livrables toutes les 2 à 3 semaines (à chaque “sprint”). Ces étapes de livraison doivent être l’occasion de rencontrer son partenaire, de constater l’avancement des travaux et de vérifier l’adéquation avec les attentes. Obtenir rapidement des livrables permet de diminuer considérablement le risque d’avoir en fin de parcours un logiciel qui ne répond pas réellement aux besoins. Cela vous autorise aussi à faire rapidement des ajustements, voire à changer la direction de votre projet, si vous découvrez en cours de route que vos besoins étaient mal déterminés.
Forfait fixe ou taux horaire
Les projets de développement informatique se font majoritairement sur une base horaire. Si vous souhaitez un prix forfaitaire, vous devez vous assurer que votre cahier de fonctionnalités est très bien détaillé et que vous prévoyez de faire que peu ou pas de changements en cours de mandat. Aussi, votre projet ne doit pas reposer sur une nouvelle technologie, les incertitudes techniques devant être minimales.
Regrettablement, des sociétés sont prêtes à prendre des projets à coût fixe, même si les critères de succès ne sont pas en place. D’autres peuvent se présenter avec un prix très agressif, bien en deçà des réalités du marché, pour gagner le contrat. C’est rarement une victoire pour le client si le partenaire passe plus du double du temps prévu sur un projet qui a été soumissionné à un prix fixe. En effet, cela va créer des frustrations dans la relation d’affaires et la qualité du service rendu en souffrira inévitablement.
Si vous avez bien analysé vos besoins, que votre retour sur investissement est calculé, que vous choisissez un partenaire crédible qui est compatible avec la culture de votre entreprise, et enfin que vous pouvez travailler en mode Agile, la meilleure option sera de réaliser les projets à l’heure. Et avec le fonctionnement Agile, vous découvrirez vite, dès les débuts du développement, si votre partenaire technologique cherche à développer avec vous une relation de confiance et à long terme.
En espérant que mes conseils puissent vous aider dans vos prochains projets informatiques !
