Comment définir une bonne charte de projet ?

La charte de projet est un document essentiel qui relève des bonnes pratiques de la gestion d’un mandat. Elle permet d’obtenir une vision générale du projet et de le commencer d’un bon pied.

Avoir une solide culture de la gestion de projets permet aux entreprises de disposer d’un processus rigoureux, accompagné de gabarits de documents venant en soutien des différentes étapes du “cycle de vie d’un projet”. Pour mémoire, ces étapes sont : le démarrage, la planification, l’exécution et la clôture, qui inclut une boucle de contrôle à l’échelle du projet.

La charte de projet est considérée comme un livrable de la phase de démarrage. Elle en est un important jalon avant d’entamer la phase de planification, et elle permet de rendre une décision éclairée quant à la poursuite ou l’arrêt d’un projet.

Plus elle est détaillée, plus toutes les parties prenantes comprennent le contexte, les objectifs et les enjeux auxquels ils feront face durant l’exécution du projet. Tous les concepts de cet article sont repris des standards du Project Management Institute (PMI).

Vous trouverez ci-dessous la liste annotée des contenus standards que devrait inclure une charte de projet.

Sections de la charte	Notes
Page de titre	Nom du projet ; nom du responsable du projet ; commanditaire du projet (entreprise cliente et éventuellement division ou département) ; cadre responsable chez le client (promoteur du projet) ; date ; version.
Résumé	Quelques phases détaillant à haut-niveau le projet (résumé exécutif).
Contexte	Pourquoi réalise-t-on ce projet ? À quelle(s) problématique(s) et à quel(s) objectif(s) stratégique(s) le projet veut-il répondre ?
Finalité	Liste détaillant les résultats tangibles et les bénéfices attendus par le commanditaire.Les énoncés ici doivent être “SMART” (c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps).
Description, inclusions / exclusions	Paragraphe donnant une description du projet, suivi des inclusions et exclusions au projet.
Hypothèses et contraintes liées au projet	Tableau des restrictions ou limitations, internes ou externes au projet, affectant les performances du projet. Par exemple : date imposée de livraison, limite du budget, disponibilité des ressources, etc. Hypothèses essentielles au succès du projet. (Facteurs considérés comme vrais, réels ou certains, mais restant non prouvés. Ces hypothèses seront validées au cours de la planification).
Stratégies de réalisation	Tableau d’analyse qui évalue la pertinence et le risque liés aux différentes stratégies de réalisation : à l’interne, à l’externe (outsourcing) ou conjointe (en partenariat, avec des ressources internes et externes), si applicable.
Impacts du projet sur son environnement	Tableau d’évaluation des impacts (technologiques, socioculturels, organisationnels, politico-légaux, économiques, infrastructurels, etc.).
Analyse des parties prenantes	Tableau d’évaluation détaillant le pouvoir et l’intérêt des différentes parties prenantes au projet. Personnes ou organisations impliquées, affectées ou influentes dans le cadre du projet.
Risques et opportunités	Évaluation des éléments de risque en fonction des probabilités, et mesures préventives ou de mitigation.
Budget préliminaire	Estimation des efforts et des coûts par phases du projet et par étapes (ou par livrables).
Échéancier préliminaire	Calendrier de projet préliminaire découpé par phases et étapes.
Coûts d’opération	Dépenses annuelles à prévoir après l’implantation du projet.
Valeurs ajoutées	Tableau d’évaluation comparatif entre la situation actuelle et celle visée après la réalisation du projet. Les évaluations se font sur les objectifs stratégiques (économiques, technologiques, clientèle, organisationnels, autres).
Références	Sources d’information pertinentes ayant contribué à l’élaboration de la charte.
Recommandation du responsable du projet	Recommandation sur l’acceptation, le rejet ou l’acceptation conditionnelle du projet.
Signatures	Signatures du responsable du projet et de son promoteur (client).

Comme vous pouvez l’observer, une bonne charte de projet demande un effort non négligeable afin de documenter les principaux paramètres généraux du projet proposé. Mais outrepasser ce livrable peut avoir des conséquences financières, humaines et matérielles pour les entreprises. Ce travail permet aux équipes et aux décideurs de juger de la pertinence des projets et de leur alignement sur les décisions stratégiques de l’organisation.

Carlo Rossi.